Metakommunikation på arbetsplatsen

Metakommunikation betyder att man pratar om hur man kommunicerar, alltså "prat om prat".
Vi slänger oss med så mycket ord och fraser och vi förväntar oss att alla ska förstå vad vi menar. Men det är inte alls säkert att det är så.
Jag blev själv varse om det under gårdagen i en diskussion. Då handlade det om ordet SAMARBETA. Min definition av ordet är jättetydligt för mig. Den jag pratar med har också sin version av ordet tydligt för sig. Alltså tycker vi båda att vi samarbetar. Men om vi inte har samma definition/innebörd, så är det inte säkert att vi upplever samarbetet som bra. Ingen tycker att den gör fel, för vi följer vår egen "sanning".

När det gäller just samarbete i arbetslag eller andra sammanhang då en grupp människor förväntas arbeta tillsammans så är det viktigt att definiera vissa ord. Att kanske börja fundera själv på vad JAG tycker att dessa innebär för mig. Sedan dela med sig och lyssna på de andras tankar och åsikter.

Här kommer några exempel på sådana ord som kan vara bra att ha en metakommunikation om:

• Samarbeta
• Ansvar
• Fixa
• Informera
• Mål
• Fördela
• Uppgift
• Resultat
• Hjälpa till

Kom gärna med förslag på egna ord som du tycker kan vara bra att verkligen definiera vad de betyder. Jag skriver upp dem här på listan allt eftersom.

Vilka ord tar vi för givet att alla andra förstår, men de kan ha väldigt olika innebörd för olika personer?

Viktigaste intervjuuppmaningen: - Berätta lite om dig själv!

Om du går på en anställningsintervju så är chansen mycket stor att du ganska omgående under intervjun möts av den här uppmaningen:
- Berätta lite om dig själv!
Vad svarar du på det? Vad ska du berätta? Det finns ju säkert hur mycket som helst att berätta, men vad ska du säga? Vad vill de veta?
Antingen kan du börja med att fråga om vad det vill veta:
- Är det något särskilt som ni är intresserade av att veta?
Eller, så är du väl förberedd för att galant klara av uppmaningen som kan ses som en väldigt viktig del i intervjun. Redan här kan så att säga agnarna sållas från vetet. För det du tar upp här visar väldigt tydligt hur du ser på dig själv.
Uppmaning ges dels därför att arbetsgivaren är intresserad av att vet vem du är, men även för att höra på vilket sätt du presenterar dig.
Vad berättar du?
Vad tycker du är relevant?
Har du ett bra svar eller tappar du fattningen och mumlar fram något osäkert?

Är det något du ska förbereda dig med inför en anställningsintervju så är det just den här frågan/uppmaningen. Det finns dock några saker som du bör tänka på.
Förbered ett svar innan intervjun. Skriv ner vad du vill ha sagt. Vad är relevant att ta med? En bra tumregel är också att denna lilla presentation av dig själv inte ska ta mer än två minuter. Det är nämligen så att forskning har visat att vi inte orkar hålla fokus på det en människa berättar för oss i mer än två minuter. Så babblar du på i 10 minuter så har intervjuarna tappat intresset för länge sedan.
Skriv alltså ner din 2-minuters presentation innan där du berättar lite kort om din bakgrund, vad du gör nu, hur du är som person och vad du har för ambitioner för framtiden. Träna sedan på att berätta om dig själv så att du får med allt lätt och ledigt utan att det låter ansträngt eller som du rabblar läxan utantill.

Får du möjlighet att använda dig av din presentation vid en intervju så är det också bra att avsluta med att fråga om det är något mer de är intresserade av att veta.
En sådan här liten presentation av dig själv kan även komma till pass vid andra situationer då du presenteras för nya människor och i nya sammanhang.

Chefen påverkar din hälsa

Anna Nyberg, forskare på karolinska Institutet, har skrivit en avhandling om hur chefens egenskaper påverkar de anställdas hälsa. Hon har, liksom flera andra studier tidigare, kommit fram till att dåligt ledarskap kan vara hälsovådligt för medarbetarna.

Det som räknas som negativt är antingen en chef som är auktoritär och tar ifrån medarbetarna möjligheten att påverka arbetssituationen. Men även det motsatta, det vill säga en chef som drar sig undan och inte fattar några beslut alls, får medarbetarna att må dåligt. Ju längre tid du arbetar med en chef som utövar ett dåligt ledarskap, desto större risk för att du blir sjuk och t.ex. drabbas av hjärtinfarkt.

Vad ska man då göra om man upplever att chefen är en dålig ledare. Anna Nybergs råd är att försöka ändra på chefen och om inte det går försöka få honom eller henne utbytt. Detta är inte något som är lätt att åstadkomma själv, så då krävs att man söker hjälp hos kollegor, fack och företagshälsovården. I annat fall är alternativet att söka sig ett nytt jobb för att komma ifrån en chef som får dig att må dåligt.

Vad karaktäriserar då en BRA chef? Jo:
1. Du får den information du behöver för att sköta ditt jobb.
2. Du får de befogenheter du behöver.
3. Du känner till verksamhetens mål och delmål och kan relatera dem till det arbete som du utför.
4. Chefen har förmåga att driva och genomföra förändringar.

Att vara chef är inte ett lätt jobb. Om jag får råda chefer till något som kan stärka dem i deras chefskap så är det definitivt att skaffa sig en coach. Men där är jag ju lite partisk förstås ;-)…

Vilka egenskaper uppskattar du hos din chef?

Den som har "många bollar i luften"blir mindre effektiv

Om du tror att du arbetar effektivt därför att du "paralelljobbar" med fler olika arbetsuppgifter samtidigt, så bör du tänka om.
20 års studier av sk. Multi tasking som genomförts av den amerikanska professorn David Meyer visar att vår effektivitet minskar med upp till hälften när vi gör flera saker samtidigt. En av orsakerna är att de ständiga avbrotten i vår aktivitet gör att det krävs en ny "startsträcka" innan vi är igång med den tidigare aktiviteten igen. Meyer menar dessutom att det lätt blir till ett beroende att arbeta på detta sätt. Vi får ett behov av att ständigt skifta fokus och detta stressa vår hjärnor mer än vad vi förstår. Vårt närminne påverkas negativt och dessutom försämras vår förmåga att tänka långtgående tankar.

Så hur ser det ut för dig på jobbet t.ex.?
Avbryter du ditt arbete för att kolla mejlboxen eller ringa ett telefonsamtal? Läser du omgående ett SMS och måste du svara i telefonen när det ringer?
Då kan du behöva tänka över din arbetssituation. Vissa bitar, som ringande telefoner kan så klart vara svårt att rationalisera bort. Men att kolla din mejl eller andra uppdateringar kan du planera in att göra vid vissa tidpunker på dagen så att de inte stör ditt "jobbflöde". Att medvetet koda bort telefonen för att få arbeta ostört och effektivt under en period på dagen är också väldigt effektivt.

Konflikthantering på jobbet - gräla rätt!

Vi har olika personligheter och olika temperament. En del av oss hamnar sällan i situationer där gräl uppstår, andra kan hitta anledningar till gräl lite varstans i tillvaron.
Oavsett om du är en person som lätt höjer din röst och vill få din vilja fram eller om dessa situationer händer väldigt sällan så hamnar du där någon gång. Det kan vara ett gräl med din partner, dina barn, dina kollegor, din släkt eller dina vänner.

Vi har också olika tekniker när vi grälar. En del gör allt för att slippa gräla - vilket kan göra t.ex. "grälsjuk" partner galen av ilska. Andra blir högljudda direkt och talar om precis vad de tycker och tänker - oavsett vad motpartern anser.

När vi är riktigt förbannade och irriterade så fungerar inte vår hjärnor så logiskt tyvärr. Då är det den inre delen av hjärnan som heter Amygdalan som arbetar. Amygdalan styr våra känslor och när den är "påkopplad" så har hjärnan inte någon som helst kontakt med vår logiskt tänkande hjärna. Vi är med andra ord inte särskilt smarta när vi grälar.
Det bästa du kan göra när du känner dig riktigt heligt förbannad över något är att börja med att avvakta. Du kan absolut tala om för personen i fråga att du är förbannad och att du vill prata om det. Men be om att få återkomma om en stund när du har lugnat ner dig lite och är i bättre kontakt med din logiska hjärna.

Själva "grältekniken" går sedan ut på att ni ska turas om att tala och lyssna. En av er börjar att tala och då är den andra helt tyst - oavsett vad han eller hon tycker om det du säger. När den som började tala (inte skrika) är klar talar han/hon om det och det är nästas tur.
Det hela går alltså ut på att var noggranna med att turas om att tal och lyssna och att INTE avbryta varandra.
Först när vi får en möjlighet att tala till punkt, utan att bli avbrutna av den andres tolkningar, så kan vi presentera våra tankar på ett klok och fullständigt sätt.
Var också noga med att tala ur "jag-perspektiv". Säg att du upplever det och det och undvik att säga att den andra personen gör si eller så.

Det här är en teknik som inte alls är särskilt svår. Det kan kännas lite ovant till en början om man är van vid att stå och skrika varandra i ansiktet tidigare. Men den är helt klart värd att prova. Många som har provat den här tekniken med sin partner uppger efteråt att man har kommit varandra mycket närmare och att förståelsen för den andras tankar och känslor definitivt har blivit större.
Även om det finns meningsskiljaktigheter på arbetsplatsen är det här en teknik som brukar fungera mycket bra.

För minskad stress på jobbet - börja och sluta dagen lugnt

Om du har möjlighet att själv lägga upp dina arbetsdagar är ett bra tips att se till att både börja och avsluta arbetsdagen på ett lugnt sätt. På så sätt får du en bra start och en skön avslutning och kan däremellan passa på att vara riktigt effektiv.

På morgonen är det bra om du kan ge dig själv tid att sätta dig ner och planera dagens arbetsuppgifter. Fundera på vad som måste göras under dagen och planera in det i ditt schema. Mot slutet av dagen planerar du in aktiviteter som har låg stressnivå, men som ändå måste göras, som att ringa och besvara telefonsamtal, skicka mejl och lösa andra ”ofärdiga” uppgifter.

En gnällfåtölj på arbetsplatsen skapar bättre stämning

Som ni säkert vet är det otroligt lätt att hamna i en negativ och gnällig spiral. Inte minst gäller det i arbetslivet där det ofta liksom tenderar att smitta av sig. Till slut blir det bara en grå trist och oändligt gnällig sörja som knappt någon klarar av att stå emot och än mindre att bryta sig ut från. Det är inte lätt att ta sig ur denna "masspsykos", men självklart är det inte heller omöjligt.

Ett "experiment" jag har gjort ute på några arbetsplatser efter att ha läst om det någonstans själv är att att placera en "Gnällfåtölj" i personalrummet. I den får man sätta sig om man tycker att det känns allmänt eländigt, om man har en dålig dag eller om man bara behöver "gnälla av sig".
På de företag som var med på att prova "experimentet" blev fåtöljen blev faktiskt en riktig succé. Den som satte sig där kunde antingen sitta och gnälla och beklaga sig eller kanske be om lite sympatier för en eländig dag. Dessutom visade det sig att de övriga gnället och klagandet bland personalen minskade drastiskt.

Jag tycker att det är ett intressant fenomen. Dels lyfter man fram och lägger fokus på gnället som faktiskt kan fylla en viktig funktion många gånger (så länge det inte sprider sig hejdlöst). Det blev legitimt att gnälla i fåtöljen och inte någon annanstans. Dels blev själva gnället betraktat ur en lite humoristisk synvinkel, vilket gjorde att det blev lättare att bryta och inte ta på så stort allvar.

Behöver ni en Gnällfåtölj på ditt jobb kanske?